Mon système de gestion est-il adéquat pour mon entreprise ?

Benoit Laprise

4 facteurs clés pour savoir si le système de gestion

de votre entreprise est toujours adéquat !


En tant que gestionnaire d’entreprise, vous devez avoir les bons outils pour vous aider dans la gestion et dans la prise de décision. Il peut arriver à un moment que vos systèmes de gestion et de comptabilité ne répondent plus à vos attentes pour diverses raisons. Il se peut que vous soyez en croissance ou que vous vouliez tout simplement demeurer compétitif.  Vous devez donc vous résigner à faire le grand changement : implanter un nouveau système !

 

Voici quelques signes, basés sur notre expérience, pour répondre à vos questionnements :

 1. Intégration de vos processus d'affaires

Au fil du temps, vous avez mis en place plusieurs outils informatiques qui sont tous efficaces, mais qui ne sont pas intégrés. Il est difficile, voire impossible d’obtenir une vision globale de votre organisation.  Vous travaillez en « ilots ». Il existe des solutions intégrées accessibles aux PME qui permettent l’intégration de vos opérations au sein d’un logiciel unique. On parle donc d’optimisation et d’automatisation des processus, dans un contexte économique ou la productivité est cruciale pour rester compétitif. La conquête de gain d’efficacité interne est maintenant facile et accessible.

 

2.  Élimination de la double saisie 

Vous devez utiliser Excel au quotidien pour maintenir vos informations ? Excel est un excellent outil pour analyser, mais peu efficace pour gérer vos opérations. La double saisie et les risques d’erreurs sont trop grands. Dans tous nos mandats, notre objectif est d’éliminer l’utilisation d’Excel de votre quotidien. Pour y arriver, plusieurs éléments doivent être respectés dans un nouvel environnement :

  1. » Simplicité d’utilisation
  2. » Rapidité d’exécution
  3. » Centralisation des données
  4. » Accès rapide à l’information

En mettant vos données au même endroit, vous bâtirez la « mémoire corporative » de votre organisation en centralisant toute l’information gérée par des individus.

3. Mobilité, multi-sites & télétravail

Avec la venue des appareils intelligents et des tablettes, nous sommes tous tenus d’avoir toute l’information accessible rapidement au bout des doigts. Que ce soit les analyses quotidiennes, l’historique des ventes d’un client, l’affichage des comptes en souffrances ou simplement l’utilisation complète des outils de travail à distance, les solutions disponibles de nos jours permettent cet accès de façon simple, efficace et sécuritaire. 

4. Connecté à vos partenaires

De la vente jusqu’à la livraison, vous désirez que vos clients, fournisseurs et employés soient connectés à vos systèmes, puissent eux-même effectuer des transactions et obtenir l’information qui leur est essentielle. L’utilisation des portails ont la cote et démontrent une grande transparence envers nos clients. L’utilisation des sites de vente en ligne (e-commerce) offre une grande flexibilité pour placer les commandes et suivre l’évolution de l’expédition.

Planifier pour le succès


Le projet de changement de système de gestion ERP demande une grande planification, c’est un processus qui doit être traité avec minutie et avec respect du temps qu’on lui accorde. Les statistiques ne sont pas très encourageantes sur la réussite des projets. Les causes sont souvent faciles à identifier. Pour mettre toutes les chances de votre côté, voici quelques éléments à prendre en compte dans votre démarche :

  1. » Définir clairement les besoins et les enjeux;
  2. » Déterminer un budget adéquat pour la nature du mandat;
  3. » Choisir le bon fournisseur et la bonne solution : vous pouvez maintenant faire appel à des consultants qui vous aideront de façon objective;
  4. » Avoir l’équipement informatique qui répond aux normes : il existe plusieurs options aujourd’hui dont l’infonuagique (cloud);
  5. » Faire une planification initiale du projet et suivre l’évolution tout au long de l’implantation;
  6. » Préparer un environnement test afin de simuler un projet pilote;
  7. » Avoir toute la disponibilité et l’attention des ressources à former;
  8. » Identifier un Utilisateur chevronné sur place (ou un chargé de projet) qui suivra tout le processus;
  9. » Avoir la collaboration et l’implication en tout temps de la haute direction.

Dans la démarche globale, il est aussi très souvent recommandé de procéder par phase (ou par itération) et de déployer progressivement pour respecter la disponibilité des ressources et le taux d’absorption de chacun.  Le concept « d’une bouché à la fois » doit être appliqué et tant que cette bouchée n’est pas digérée, on ne passe pas à la suivante.

Comme tout projet d’amélioration, il est facile de se laisser prendre et d’y aller avec des « tant qu’à y être ».  Il faut toujours garder en tête nos besoins initiaux et ne pas chercher à avoir un super système ERP qui vous inondera d’informations et de données. Il faut simplement le meilleur système le plus simple et le plus efficace que possible.

Finalement, n’oubliez pas de vous informer sur les différentes subventions disponibles.